Planday - Mehr als nur effiziente Dienstplanung

"Zeit, Geld und Nerven sparen" bei der Personalorganisation ist das Credo von Planday. Damit will Planday Unternehmen helfen, sich auf die eigentlichen Geschäftsfelder fokussieren zu können. 

Planday ist ein seit 2004 bestehendes Unternehmen, das Kunden die Mitarbeiterverwaltung durch die hauseigene und namensgleiche Software erleichtern möchte. Nach eigenen Angeben wird die Software von über 100.000 Kunden in 2.000 Unternehmen genutzt. 

Voraussetzungen für die Nutzung von Planday
Nach Angaben des Unternehmens funktioniert Planday auf praktisch jedem Gerät, das auch einen Internetbrowser besitzt. Damit ist die Software betriebssystemunabhängig und kann auf jedem halbwegs modernen Computer eingesetzt werden. Die gesamte Software findet nur im Browser statt, eine Installation ist daher nicht notwendig. Eine Alternative steht außerdem in Form von Smartphones bereit: Auch dort ist die Verwaltung über den Browser möglich, für die Betriebssysteme iOS und Android gibt es auch eine eigene App. Windows-Nutzer verwenden den Browser.

Wer profitiert von Planday?
Planday besitzt keine Limitierung auf bestimmte Nutzerzahlen. Sowohl für kleine Unternehmen wie Start-ups, die nur eine Handvoll Mitarbeiter aufweisen, als auch große Unternehmen aus dem Mittelstand eignet sich die Software. Offensichtlich steigt die Arbeitserleichterung durch die Software mit der Größe der Unternehmen, da kleinere Betriebe oft „von Hand“ ebenso gute Resultate erzielen können.

Funktionsweise von Planday
Die Software dient dazu, Mitarbeiter und Dienstpläne in Unternehmen zu verwalten. Die Übersicht führt alle im Unternehmen oder einer bestimmten Abteilung tätigen Mitarbeiter auf und zeigt deren Arbeitszeiten nach Tagen geordnet. Via Drag & Drop – wahlweise mit dem Finger auf Smartphones oder per Maus auf anderen Geräten – lassen sich etwa Schichtzuteilungen festlegen oder auch im Nachhinein ändern. Weiterhin lassen sich für einzelne Mitarbeiter auch Expertisenbereiche festlegen: Fällt beispielsweise Mitarbeiter A mit einer bestimmten Qualifikation wegen Krankheit aus, erleichtert die Software die Suche nach Mitarbeiter B, der dieselben Qualifikationen mitbringt. Eine lange „Kannst du das übernehmen?“-Suche im Unternehmen entfällt.

Neben der Dienstplanerfassung bringt Planday viele weitere Funktionen mit, die direkt über die Onlineoberfläche eingesehen werden können:

• Zeiterfassung
Wann hat ein Mitarbeiter wirklich gearbeitet und für welche Arbeitszeiten in der nächsten Woche soll er bereitstehen? Nicht nur einfache Dienstpläne, sondern auch exakte Zeiten lassen sich durch Planday verwalten. Das hat unter anderem den Vorteil, Mitarbeitern beispielsweise nur Gehalt für tatsächlich erbrachte Arbeitsleistungen auszuzahlen – denn die minutenexakte Arbeitsdauer ist schließlich bekannt.

• Urlaubsplanung
Auch die Urlaubsplanung ist in der Nutzung von Planday inbegriffen. Bitten Mitarbeiter um Urlaub in einer bestimmten Zeitperiode, kann Planday dies bei der Erstellung des nächsten Dienstplans automatisch berücksichtigen und den jeweiligen Mitarbeiter entsprechend markieren. Eine versehentliche Integration des gar nicht anwesenden Mitarbeiters in den nächsten Dienstplan sollte damit ausgeschlossen sein.

• Wiederverwendung von Daten
Funktioniert Kalenderwoche 21 und sind für Kalenderwoche 22 keine Änderungen zu erwarten, spricht nichts dagegen, denselben Dienstplan für die folgende Woche wieder zu verwenden. Planday stellt umfangreiche Kopiermechanismen bereit, wodurch sich problemlos durchführbare Dienstpläne mit wenigen Klicks auch auf die nächste Woche anwenden lassen. Das spart viel Zeit bei der Erstellung weitgehend identischer Pläne.

Kollaboration als nützliches Highlight
Ein weiteres wichtiges Produktmerkmal ist die Tatsache, dass nicht nur die Führungsetage – Personalverwalter, Manager und andere hohe Positionen – Zugriff auf die Funktionen von Planday hat. Der aktuelle Dienstplan kann selbstverständlich von allen darin genannten Mitarbeitern eingesehen werden. Gleichzeitig erlaubt es die Software jedoch, Änderungen direkt in der Benutzeroberfläche zu kommunizieren. Angenommen, Person A wird für Dienstagmorgen um 9:00 Uhr eingeteilt. Ein wichtiger Arzttermin, der keinen Aufschub duldet, kommt jedoch in den Weg. Handelt es sich um eine Position, die unbedingt besetzt sein muss, kann Person B bekanntgeben, zu diesem Zeitpunkt einspringen zu können.

Für den Ersteller der Dienstpläne entfällt somit die Notwendigkeit, Mitarbeiter einzeln anzusprechen oder eine langwierige Kommunikation mit geeigneten Kandidaten per E-Mail zu führen. Die Mitarbeiterverwaltung und Erstellung von Dienstplänen ist durch Planday eine gemeinsame Sache und wird von allen betroffenen Personen durchgeführt. Plötzlicher Bedarf nach Änderungen – Krankheiten, Urlaubsanträge, Unfälle – lassen sich wesentlich einfacher berücksichtigen.

In vielen Fällen ist diese Form der Mitarbeiterverwaltung auch die einzig wählbare Methode: Nicht selten befinden sich Personalentscheider und Mitarbeiter nur gelegentlich am selben Ort. Die Nutzung dieser Onlinesoftware macht es einfacher, mit den Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben – auch dann, wenn diese sich niemals tatsächlich gegenüberstehen. Davon profitiert auch die Kommunikation unterhalb der Mitarbeiter: Die Abgabe von Schichten an andere Personen geschieht über die Mitarbeiter selbst. Der eigentliche Ersteller des Dienstplans muss dem Vorschlag nur noch zustimmen.

Datenschutz und Support für Unternehmen
Alle Daten sind online verschlüsselt abgelegt. Solange für den Zugriff auf die Plattform ein sicheres Passwort genutzt wird, ist es extrem unwahrscheinlich, dass Dritte Zugang zu Planday bekommen. Ein eventueller Datenverlust steht damit nicht zu befürchten und auch die persönlichen Daten der Mitarbeiter (wie Namen, Telefonnummern oder E-Mail-Adressen) bleiben sicher in den Händen des Unternehmens. Falls bei der Nutzung dieser Dienste Fragen aufkommen, bietet Planday einen permanent besetzten Kundensupport an. Wahlweise über eine Chat-Applikation, telefonisch oder via E-Mail bitten Kunden des Dienstleisters damit um Unterstützung.

Angebot für Profitester
Wer sich von den Vorteilen einer Software wie Planday im alltäglichen Einsatz überzeugen möchte, bekommt durch eine 30-tägige Testversion Gelegenheit dazu. Diese Variante der Software ist hinsichtlich der Funktionen nicht eingeschränkt und erlaubt somit die vollständige Nutzung aller Funktionen, die in diesem Artikel erwähnt wurden. Sollten Sie sich als Profitester nach dem Test noch vor Ende 2016 entscheiden „Planday-Plus“-Kunde zu werden, schenkt Planday Ihnen die integrierbare online Stempeluhr zur automatischen Zeiterfassung.

Fazit
"Unsere Kunden sagen, dass sie bis zu 5 % an Personalkosten und bis zu 75 % bei der Dienstplanung sparen", so die Auskunft von Planday. Ob diese Werte der Realität entsprechen, probieren Sie am Besten selbst aus. Unbestreitbar bleibt jedoch die Tatsache, dass alle in der Software angebotenen Tools die Verwaltung von Mitarbeitern, Lohnabrechnungen, Urlaubstagen und weiteren Details erleichtern. Durch die Zusammenarbeit des gesamten Unternehmens – vom einfachen Mitarbeiter bis zum Ersteller des Dienstplans – haben durch Planday alle Personen einen Anteil am Dienstplan.

Die Zeiterfassung entspricht den Anforderungen der Nachweispflicht der MiLoG.

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