tift - Dienstplanung so richtig automatisch

tift hilft bei der Personalorganisation vor allem von kleineren Unternehmen. Die Nutzung ist intuitiv, tift ist praktisch ohne Schulung sofort nutzbar. Die Kosten halten sich in Grenzen und die wirklich wichtigen Funktionen sind enthalten.

Schlank und effizient: tift für die Personalplanung
tift ist eine Applikation für die Verwaltung von Mitarbeitern und Dienstplänen, die sich gemäß dem Unternehmen vornehmlich auf die Gastronomie konzentriert. Es spricht jedoch nichts dagegen, tift auch für andere Branchen einzusetzen, die auf einen Schicht- und Dienstplan angewiesen sind. Ein besonderes Augenmerk legt die Anwendung auf eine möglichst weitgehende Automatisierung der wichtigsten Arbeitsschritte, sodass Arbeitszeit für andere Aufgaben freigestellt wird.

Nutzung von tift
Um tift im eigenen Unternehmen anzuwenden, ist keine Installation von Software nötig. Das Programm wird vollständig im Browser ausgeführt, das Unternehmen selbst empfiehlt Google Chrome (jeder andere aktuelle Browser ist aber ebenso mit tift kompatibel). Damit ist tift auch unabhängig von der verwendeten Plattform einsetzbar und funktioniert sowohl auf Windows-PCs als auch Geräten mit MacOS oder einer Linux-Variante. Auch die Art des verwendeten Endgeräts spielt keine Rolle: Da auch Smartphones und Tablets über einen Browser verfügen, kann tift in vollem Umfang auch auf diesen Geräten verwendet werden. Eine App für Mitarbeiter gibt es bislang noch nicht. Das Unternehmen verspricht jedoch, diese Apps nachzuliefern – ohne jedoch einen Zeitpunkt zu nennen.

Funktionen von tift im Detail
Wie einige vergleichbare Programme basiert auch tift auf der Möglichkeit, sowohl Personal als auch Dienstpläne zu verwalten. In der Praxis sieht dies wie folgt aus:

a) Mitarbeiterverwaltung
Mit einigen Klicks lassen sich innerhalb von tift Mitarbeiter erstellen. Der Administrator weist diesen Personen Namen, Anschriften, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und weitere persönliche Attribute zu. In derselben Oberfläche findet auch die Zuweisung von Qualifikationen statt. Gerade in Unternehmen mit einigen Dutzend Mitarbeitern, die für dieselbe Aufgabe in Frage kommen, bewahrt tift somit die Übersicht über alle für eine bestimmte Aufgabe denkbaren Personen. Die Benutzeroberfläche der Personalorganisation ist sehr simpel gehalten und selbsterklärend. Auch ohne Einweisung in tift ist eine Erstellung von persönlichen Profilen nach wenigen Minuten möglich.

b) Schichtplanorganisation
Diese Funktion teilt tift in diverse Unterbereiche auf. Sie sollten ausreichen, um die Anforderungen der allermeisten Unternehmen mit einer Größe von bis zu 150 Personen zu erfüllen:

• An- und Abwesenheitsplan
Wer ist wann verfügbar? Die Beantwortung dieser Frage ist für die Erstellung von Dienstplänen offensichtlich extrem wichtig. In tift werden verfügbare Zeitperioden auf dem Kalender farbig markiert. Mit einem Blick erhält der Administrator somit den Überblick über verfügbares Personal im Unternehmen. Urlaubseinträge zu verwalten, ist über diese Oberfläche ebenfalls möglich. Mitarbeiter, die sich im Urlaub befinden, markiert die Applikation gesondert. Versehentliche Zuweisungen von Mitarbeitern, die zum gewünschten Zeitpunkt gar nicht vor Ort sind, fallen somit weg.

• Automatische Dienstplanerstellung
Ein sehr interessantes Feature preist tift mit einem Algorithmus an, der eine Dienstplanerstellung komplett automatisiert. Das Programm beachtet Variablen (Qualifikationen, Verfügbarkeit an den gewünschten Tagen, Arbeitsbelastung der vergangenen Tage und Wochen und dergleichen mehr) und würfelt aus allen verfügbaren Mitarbeitern einen Dienstplan zusammen, der in der Theorie funktioniert. Selbstverständlich beachtet tift dabei nur rein logische Merkmale. Es ist daher empfehlenswert, den so erstellten Dienstplan später noch einmal zu prüfen. Auf die persönliche Situation von Mitarbeitern kann tift natürlich nicht eingehen, weshalb eine manuelle Überprüfung unbedingt notwendig ist.

Im Vergleich zu ähnlichen Diensten ist tift somit recht sparsam bestückt. Beispielsweise fehlt eine Möglichkeit, die Kommunikation unter Mitarbeitern zu ermöglichen oder Dateien hochzuladen. tift konzentriert sich auf wenige Funktionen, die dafür aber simpel und effizient funktionieren und eine Schulung von Personal unnötig machen.

Zeiterfassung mit Tift
Die letzte große Stärke von tift ist die automatische Zeiterfassung. Darüber können sich Mitarbeiter auf einem Tablet ein- und ausloggen. Es ist auf diese Weise sehr einfach, tatsächlich geleistete Arbeitszeiten zu protokollieren. Am Ende des Monats ist dies auch bei der Lohnbuchhaltung ein großer Vorteil. Falsch dokumentierte Arbeitszeiten sind durch dieses System in tift beinahe ausgeschlossen. Der Zugang für Mitarbeiter funktioniert einfach am Tablet, nachdem die gewünschten Personen einen PIN-Code per E-Mail erhalten haben.

Dieses System versteht sich auch auf die Einrichtung von Pausenzeiten, die wahlweise manuell aktiviert werden oder pauschal zu einem bestimmten Zeitpunkt beginnen. Die Zeiterfassung ist eine separate Anwendung innerhalb von tift, die mit 1,50 Euro pro Mitarbeiter zu Buche schlägt. Sie ist praktisch, aber nicht zwingend notwendig. Die App selbst hingegen ist kostenlos verfügbar und synchronisiert sich automatisch mit den restlichen bislang genannten Funktionen von tift.

Rechtliches über tift
Den Datenschutz behandelt tift vorrangig: Alle Informationen über Mitarbeiter oder auch Dienstpläne sind auf Servern in Deutschland gespeichert und unterliegen damit auch dem Bundesdatenschutzgesetz. Eine Weitergabe von Daten an Dritte durch tift findet nach eigenen Aussagen nicht statt. Ebenfalls interessant an der App ist die Tatsache, dass eine Schichtplanung ebenfalls nur nach geltenden Gesetzen erfolgen kann. tift beachtet das Arbeitszeitgesetz und verbietet somit die Planung viel zu langer Schichten. Dadurch ist es einfacher, sich an jenes Gesetz zu halten – auch wenn Fachwissen in diesem Bereich nur sporadisch vorhanden ist.

Preisgestaltung von tift
Anders als bei vielen anderen Anbietern von Dienstplansoftware bietet tift nur eine einzige Option an: Die Applikation kostet unabhängig von der Unternehmensgröße oder der Anzahl der Mitarbeiter sowie den verfügbaren Funktionen 3 Euro pro Monat. Darin enthalten sind alle Features, die tift anbietet. Maximal ist das Programm für bis zu 150 Mitarbeiter verfügbar, sodass sich tift nicht an größere Unternehmen richtet. Günstiger geschieht die Nutzung der Anwendung durch einen jährlichen Vertragsabschluss: Dadurch erhalten Kunden 10 % Rabatt auf den letztendlichen Preis und sparen dadurch im Optimalfall 45 Euro pro Monat (3 Euro * 150 Mitarbeiter – 10 %).

• Wie viele andere Mitbewerber stellt auch tift eine kostenlose Testversion für einen Zeitraum von 30 Tagen bereit. Darin sind alle Funktionen enthalten, die auch die Vollversion bietet. Bei Gefallen und dem Abschluss eines Abonnements des Programms ist es möglich, alle Daten von Mitarbeitern oder bereits angelegte Dienstpläne in die Vollversion zu übernehmen. Doppelte Arbeit fällt somit nicht an. Der Test der Demo-Version ist nur nach einer vorherigen Anmeldung möglich.

Fazit
tift ist eine recht kleine, zweckmäßig designte App, die sich vor allem an kleinere Unternehmen richtet. Das Design auf Sparflamme hat auch Vorteile: Die Nutzung ist intuitiv, tift ist praktisch ohne Schulung sofort nutzbar. Die Kosten halten sich in Grenzen und die wirklich wichtigen Funktionen sind enthalten. Größere Unternehmen werden sich aber wahrscheinlich mehr Features wünschen.

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