Mit Papershift Personal- und Dienstpläne verwalten

Papershift ist eine Software für die Verwaltung von Dienstplänen und Personal, die bereits von mehr als 70.000 Anwendern verwendet wird. Sie dient dazu, eine verlässliche, einfache Art und Weise bereitzustellen, Schichtpläne zu entwickeln und dabei die Kommunikation mit den in Frage kommenden Mitarbeitern zu erleichtern. Durch die kostenlos verfügbare Demo-Version können Unternehmen die komplette Featurepalette von Papershift testen, bevor sie zum monatlichen Fixpreis Einzug in den Betrieb hält.

Anforderungen für die Nutzung von Papershift
Die Verwendung von Papershift findet komplett im Browser statt. Das heißt, dass die Anwendung keine Anforderungen hinsichtlich bestimmter Betriebssysteme stellt. Auch das jeweilige Endgerät spielt keine Rolle: Sowohl von Notebook und Desktop-PC als auch von Smartphone und Tablet ist ein Zugriff auf die Oberfläche von Papershift jederzeit möglich. Da es sich um eine relativ einfache Anwendung handelt, die keine hohen Systemanforderungen stellt, ist Papershift auch auf älteren Geräten problemlos einsetzbar.

Funktionen von Papershift im Detail
Übergreifend will die Anwendung sowohl die Verwaltung einzelner Mitarbeiter als auch von Schichtplänen erleichtern. Der Übersicht halber sehen wir uns diese beiden Module getrennt an:

Mitarbeiterverwaltung durch Papershift
Zu Beginn ist es sinnvoll, die Daten der Mitarbeiter in Papershift einzutragen. Welche Informationen die Anwendung speichert, bleibt dem Administrator überlassen. Sinnvoll ist beispielsweise die Darstellung von Angaben zum Arbeitsbeginn, aber auch ein Foto sowie Geburtsdaten und E-Mail-Adressen sind einen Eintrag wert. Wichtig für die spätere Organisation von Schichtplänen ist außerdem das Festhalten der Qualifikationen: Welche Aufgaben beherrscht welcher Mitarbeiter besonders gut? Dadurch fällt es später sehr viel leichter, optimierte Dienstpläne zu erstellen, die auf die jeweiligen Stärken und Schwächen des Personals abgestimmt sind.

Personalverwaltung mit Papershift
Dies ist das Herzstück von Papershift: Der Administrator des Programms kann Schichtpläne sehr detaillierte und in kurzer Zeit erstellen. Dabei helfen die folgenden Funktionen:

• Schichtplan
Der Dienstplan in Papershift folgt dem einfachen Drag & Drop-Prinzip: Der Administrator der Anwendung kann einzelne Mitarbeiter in Form von Blöcken zu den einzelnen Wochentagen ziehen und dort ablegen. Nach dem Bausteinprinzip lassen sich damit innerhalb kurzer Zeit Dienstpläne erstellen, die auch unter realen Bedingungen wirklich funktionieren. Papershift unterstützt dieses Feature nicht nur für die fünf Werktage, sondern bei Bedarf auch samstags und sonntags. Stellt sich ein Dienstplan als wirksam heraus, kann der Administrator ihn auch einfach für den nächsten Zeitraum kopieren und dadurch sehr viel Arbeit sparen.

• Berücksichtigung von Ausfällen
Nicht immer steht jeder Mitarbeiter für eine Schichtplanung zur Verfügung. Ein Urlaub, Krankmeldungen oder wichtige Termine, für welche die Person von der Arbeit freigestellt wird, werfen einen Dienstplan durcheinander. In Papershift ist daher ein Urlaubsplaner enthalten, der genutzt werden kann, um Ausfälle bereits frühzeitig anzuzeigen. Auf dieses Modul haben die Mitarbeiter auch selbst Zugriff und können sich eintragen. So ist kein Umweg über die Personalverwaltung notwendig und der Administrator sieht bei der nächsten Zusammenstellung des Schichtplans sofort, welche Mitarbeiter auch tatsächlich zur Verfügung stehen.

• Zeiterfassung
Mit Papershift ist es einfacher, die tatsächlich geleistete Arbeitszeit exakt festzuhalten. Mitarbeiter können sich selbst auf einer virtuellen Stempeluhr ein- und austragen, wodurch am Ende des Montags auch die Lohnberechnung einfacher möglich ist. Die gesamte Abrechnung wird vereinfacht, weil immer genau feststeht, welcher Mitarbeiter wann welche Form von Arbeit geleistet hat. Das System funktioniert auf Wunsch auch mobil oder mit einem Terminal, das im Unternehmen bereitgestellt wird. Damit sich Mitarbeiter selbst ein- und austragen können, ist eine Definition einiger IP-Adressen ausreichend.

• Mitarbeiteraustausch
Durch den Überblick über die Qualifikationen der Mitarbeiter wird es auch einfacher, unerwartete Ausfälle zu kompensieren. Beispielsweise sieht auch das Personal, welche Mitarbeiter ausfallen. Personen mit identischen Qualifikationen können sich dann selbst um den freigewordenen Platz bewerben. Zusätzlich ist innerhalb der Anwendung auch ein Upload von Dateien möglich. Mit ein wenig Initiative kann Papershift somit auch zu einer Art Messenger-App innerhalb des Unternehmens werden, über das sich Mitarbeiter über die Arbeit austauschen können. Die Kommunikation im Unternehmen wird vereinfacht und Missverständnisse in Bezug auf den Schichtplan treten deutlich seltener auf.

Letztendlich dient Papershift somit dazu, eine ehemals recht aufwendige Angelegenheit deutlich zu vereinfachen. Gerade in Unternehmen, die einem wechselhaften Schichtbetrieb unterliegen, kann die Anwendung viel Zeit sparen.

Erweiterbarkeit von Papershift
Anwendung ist modulbasiert aufgebaut. Das heißt, dass diverse Apps nachträglich in Papershift integriert werden können. Dazu zählen etwa ein Kalender, eine Variante von Excel, diverse Apps für die Abrechnung von Mitarbeiterlöhnen oder auch die erwähnte Stempeluhr in einer anderen Form. Damit ist Papershift recht einfach individualisierbar und kann an die Anforderungen in einem bestimmten Unternehmen angepasst werden.

Preisgestaltung von Papershift
Papershift ist in vier unterschiedlichen Editionen erhältlich:

• Die Basic-Variante kostet 2 Euro pro Monat und Mitarbeiter. Enthalten sind die wichtigsten, aber nicht alle der bislang genannten Funktionen.
• In der Premium-Version für 3,50 Euro im Monat bekommen Kunden Zugriff auf die Mitarbeiterqualifikationen, eine Suchfunktion oder auch den Dateiupload.
• 5 Euro pro Monat kostet die Professional-Edition, worin noch einmal zusätzliche Features wie ein verbesserter Datenschutz und Support enthalten sind. Außerdem können gleich mehrere Daten auf einmal in Papershift importiert werden.
• Mit 10 Euro monatlich ist die Enterprise-Version das teuerste Produkt. Im Wesentlichen erhalten Kunden von Papershift dadurch eine Betreuung rund um die Uhr sowie ein maßgeschneidertes Paket, das an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst ist.

Alle Preise gelten nur dann, wenn eine jährliche Abrechnung genutzt wird. Bei einer monatlichen Zahlung erhöhen sich die Preise leicht. Steht eine langfristige Nutzung des Programms in Aussicht, sollte somit unbedingt die jährliche Variante den Vorzug erhalten.

Kostenlose Testversion von Papershift
Wer nicht sofort Geld für Papershift ausgeben möchte, bekommt durch die Demo-Version Gelegenheit zu einem umfassenden Produkttest. Für 30 Tage dürfen Kunden damit die gesamte Funktionalität von Papershift ausprobieren. Dieser Testzeitraum läuft unverbindlich ab, ein automatisches Abonnement steht also nicht zu befürchten. Falls die Anwendung nach Ablauf der 30-Tage-Frist den Anforderungen entspricht, ist ein Wechsel auf eines der Abo-Modelle ohne Probleme möglich. Alle vorhandenen Daten können nahtlos in die zahlungspflichtige Variante integriert werden.

Fazit
Papershift ist ein nützliches Tool, das abhängig von der Unternehmensform sehr viel Zeit einsparen kann. Zwar sind alle Funktionen theoretisch auch manuell umsetzbar, allerdings würde dies sehr viel mehr Zeit und Stress bedeuten. Papershift macht diese Aufgaben einfach und ist darüber hinaus völlig unabhängig von Geräten und Betriebssystemen.

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