Personal- und Dienstverwaltung mit easyPEP

easyPEP ist eine Software, welche die Verwaltung von Personal und Schichtplänen gleichermaßen erleichtert. Das Programm funktioniert geräteübergreifend und spricht sowohl kleine als auch mittelständische und große Unternehmen an.

Nach eigenen Angaben nutzen auch bekannte Unternehmen wie EUROSPORT die Software, um die Mitarbeiterorganisation zu vereinfachen. Inzwischen nutzen über 65.000 Mitarbeiter easyPEP.

Voraussetzungen für die Verwendung von easyPEP
easyPEP steht als browserbasierte Software für praktisch alle denkbaren Endgeräte zur Verfügung. Das Programm funktioniert sowohl auf Desktop-PCs als auch Notebooks, aber auch Tablets und Smartphones werden unterstützt. Das Unternehmen selbst empfiehlt zahlreiche verschiedene Browser, die aber möglichst ein Update auf die aktuellste Version erfahren sollten. Durch das responsive Design der Benutzeroberfläche fällt die Nutzung von easyPEP auch auf kleineren Smartphones einfach aus. Besondere Systemanforderungen stellt die Software ebenfalls nicht: Alle halbwegs aktuellen Notebooks, mobile Geräte und Desktop-PCs funktionieren mit easyPEP.

Die wichtigsten Funktionen von easyPEP
Herzstück von easyPEP soll die Tatsache sein, dass zahlreiche Arbeitsschritte für die Organisation von Personal und Dienstplänen automatisiert und zentralisiert werden. Entscheider erhalten eine einzige Anlaufstelle, die Qualifikationen und Verfügbarkeit von Mitarbeitern auf einen Blick anzeigt und die Erstellung funktionierender Dienstpläne somit vereinfacht. Dies ermöglicht unter anderem die folgenden Features:

1. Flexible Schichtplanung
Personalverwalter können mit easyPEP beispielsweise einen Wochenplan erstellen. Die zur Verfügung stehenden Mitarbeiter zeigt die Software als Blöcke an, die via Drag & Drop an den richtigen Positionen im Zeitplan landen. Sobald der Dienstplan fertig ist und keine Fehler aufweist, kann er allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Praktisch: Es liegt nicht mehr alleine in der Hand eines einzigen Mitarbeiters, die Schichten zu planen. Mitarbeiter bekommen, sofern easyPEP entsprechend konfiguriert ist, ebenfalls Zugang zur Schichtplanung. Dort können sie sich selbst auf bestimmte Schichten bewerben oder Zeiträume anzeigen, zu denen sie nicht zur Verfügung stehen. Ständige Nachfragen bei den Mitarbeitern oder lange E-Mail-Ketten entfallen somit.

2. Kompatibel mit Smartphones und Tablets
Die Einsicht des Dienstplans steht auch unterwegs auf tragbaren Geräten zur Verfügung. In Branchen, in denen es auf eine kurzfristige Verfügbarkeit ankommt, können Mitarbeiter somit von überall aus Zugang zum Schichtplan erhalten. Dies funktioniert auch außerhalb des Büros und dank passwortgeschütztem Zugang sicher vor den Augen Dritter. Der Administrator von easyPEP kann festlegen, welche Details einfache Mitarbeiter sehen und/oder verändern dürfen. Ein Sicherheitsrisiko besteht somit auch dann nicht, wenn das Smartphone vielleicht verlorengeht. Da alle Mitarbeiter diesen Zugang nutzen können, erleichtert die Applikation auch die Kommunikation untereinander.

3. Urlaubsplanung und Zeiterfassung
Chefs sehen es zwar nicht gerne, doch hin und wieder brauchen Mitarbeiter auch Urlaub. Die Urlaubsplanung erleichtert easyPEP daher ebenfalls: Mitarbeiter dürfen Anträge über die Software senden und der Administrator kann entscheiden, ob der Antrag machbar ist oder nicht. Personal, das sich gerade im Urlaub befindet, zeigt easyPEP gesondert an. Diese Personen stehen dann automatisch nicht für die Schichtplanung zur Verfügung. Auch kurzfristige Abwesenheiten (Arztbesuche, Fortbildungen) kann easyPEP festhalten. Durch diese Funktionen besteht niemals die Chance, versehentlich Mitarbeiter einzuteilen, die an diesen Tagen gar nicht vor Ort sind. Falls ein Schichtplan besonders wirksam und fair erscheint, kann dieser einfach für die nächste Woche kopiert werden.

Zusätzlich unterstützt easyPEP auch die Verteilung von Nachrichten und Dateien über die Software. Die Applikation dient somit auch als eine Art interner Messenger der Mitarbeiter, die dort vielleicht Dokumente für die Arbeit bereitstellen und sich gleichzeitig unterhalten können.

• Daten, die auf die Plattform von easyPEP hochgeladen werden, sind während der Übertragung via SSL verschlüsselt. Alle Informationen befinden sich auf Servern in Deutschland und unterliegen somit den hiesigen Datenschutzrichtlinien. Es handelt sich bei easyPEP somit auch um eine aus Sicht des Datenschutzes interessante Lösung, um Mitarbeiterdaten online zur Verfügung zu stellen.

Mitarbeiterkommunikation vereinfacht
Gerade in größeren Betrieben mit mehr als 200 Mitarbeitern passiert es nicht selten, dass sich Personalleiter und Mitarbeiter nie zu Gesicht bekommen. Durch easyPEP entsteht eine Plattform, die unabhängig von örtlichen und zeitlichen Beschränkungen den Austausch aller Personen ermöglicht – vom Management bis zu den einfachsten Positionen im Unternehmen. Auch das Personal selbst kann über die Plattform miteinander reden, Schichtpläne besprechen oder easyPEP praktisch als zusätzlichen Messenger verwenden. Letztendlich ist die Dienstplanung damit nicht nur einfacher, sondern vor allem nervenschonend und beinahe nebensächlich. So fällt es langfristig einfacher, sich auf die wirklich wichtigen Aspekte des Unternehmens zu konzentrieren.

Analyse von Mitarbeiterzeiten
Zusätzlich erleichtert easyPEP die Protokollierung von tatsächlichen Arbeitszeiten. Manuell ist es beispielsweise möglich, Pausen oder Überstunden einzufügen. Am Ende des Monats steht dadurch genau fest, wie lange ein Mitarbeiter im Vergleich zur vertraglich geregelten Arbeitszeit tatsächlich gearbeitet hat. Diese Arbeitszeiten können dann auch als Excel-Dateien exportiert werden. Zusammen mit den Stundensätzen lässt sich dort dann herausarbeiten, wie viel Lohn einem Mitarbeiter gemessen an der Arbeitszeit tatsächlich zur Verfügung steht.

easyPEP kostenlos testen
Die komplette Dienstplan- und Personalverwaltung von easyPEP steht allen Interessenten für 30 Tage kostenlos zur Verfügung. Alle Funktionen sind freigeschaltet. Unternehmen, die easyPEP anschließend weiterverwenden möchten, können die Testversion in eine der zahlungspflichtigen Varianten umwandeln. Alle Daten bleiben erhalten und müssen nicht erneut migriert werden.

Preise von easyPEP
In der Starter-Edition kostet easyPEP derzeit 9 Euro pro Monat. Als Business-Variante hängt es von der Anzahl der Mitarbeiter ab, die easyPEP nutzen möchten: Die Preise variieren dann zwischen 19 und 199 Euro monatlich. Für Enterprise-Kunden erstellt das Unternehmen maßgeschneiderte Tarife mit zusätzlichen Funktionen und einem verbesserten Support. Die Testversion ist von diesen Regelungen ausgenommen. Sie ist komplett kostenlos und verlangt auch nicht nach der Angabe von Zahlungsdetails im Voraus. Für Unternehmen, die eine langfristige Nutzung von easyPEP anstreben, empfiehlt sich ein jährliches Abonnement: Die Kosten sinken dann um 10 % im Vergleich zur monatlich abgerechneten Variante.

Fazit
easyPEP ist in Unternehmen vom kleinen Start-up bis zu größeren Betrieben mit 200 Mitarbeitern und mehr eine Möglichkeit, Schichten und Personal einfacher und vor allem zentral zu verwalten. Die umfangreichen Kommunikationsmöglichkeiten sind eines der Highlights der Software. Auch die Übersicht aller Mitarbeiter und der entsprechenden Dienstpläne könnte nicht einfacher ausfallen. Eine eigene Lohnabrechnung bietet easyPEP jedoch nicht, dazu ist die Nutzung von Software wie Excel notwendig. Interessenten sollten die 30-tägige, kostenlose Variante in jedem Fall in Anspruch nehmen.

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